Comment rédiger un e-mail intéressant pour vos contacts professionnels ?

La capacité à rédiger un courriel percutant et intéressant est donc primordiale dans tout emploi, que vous soyez dans la vente, le service clientèle, le marketing ou même l’enseignement.

Le problème est que la plupart d’entre nous rédigent inconsciemment et que, lorsque nous ne sommes pas concentrés, nous finissons souvent par écrire quelque chose d’impersonnel et de peu utile.

Heureusement, il existe des conseils simples à mettre en œuvre pour rédiger des courriers électroniques de qualité car la clé du succès réside davantage dans la manière de les formuler que dans le contenu lui-même !

Soyez cohérent du début jusqu’à la fin de votre séquence de mails

L’une des principales choses à prendre en compte lorsque vous rédigez des courriers électroniques professionnels est la cohérence.

Lorsque vous envoyez un message concernant un projet spécifique, veillez par exemple à utiliser le même langage ou niveau de technicité des mots dans vos courriels de suivi : la cohérence doit être toujours présente.

Il est également important d’utiliser des mots simples mais précis, et de veiller à ce que les phrases ne soient pas à « rallonge », ce qui rendrait la lecture difficile.

Un mail idéalement rédigé doit être concis et compris en quelques secondes : on ne vous demande pas de rédiger une œuvre littéraire !

Lorsque vous commencez à échanger grâce aux courriers électroniques, le début de la rédaction peut être difficile car nous avons justement tous tendance à trop réfléchir à ce que nous essayons de dire : cela peut bloquer voire allonger la durée de réalisation du mail de manière considérable.

Notre conseil est de vous lancer, puis de corriger ensuite, plutôt que de vouloir rédiger du 1er jet d’une manière parfaite.

De la même manière, n’oubliez pas, lorsque vous envoyez une séquence de courriels, que chacun fasse référence au précédent afin que le destinataire ne se sente pas perdu : l’idée, ici, est de faciliter au maximum la prise en compte et la compréhension de vos messages.

Montrer plutôt que dire

La seconde clé pour rédiger un courrier électronique efficace est de « montrer » plutôt que « dire ».

N’écrivez pas trop de phrases généralistes qui sont vagues et qui ne donnent pas d’informations : faites le choix de donner des exemples concrets qui valident vos propositions.

Par exemple, « depuis quelques années, beaucoup de nos clients ont choisi ce service en remplacement de celui-là » n’est pas très explicite.

Si vous écrivez, « depuis trois ans, 78 % de nos clients choisissent le service B à la place du service A.. », ce sera beaucoup plus percutant et ce type de rédaction augmentera la confiance de votre prospect envers votre écrit.

De la même manière, si vous écrivez un courriel demandant un retour d’information, veillez à inclure un résumé de la mission, de la vision et des valeurs de votre entreprise afin que les gens sachent exactement quels sont les enjeux de la conversation entamée.

Par ailleurs, un mail n’est pas une lettre manuscrite, ce qui signifie qu’il doit être le plus court possible et ne pas se perdre dans des directions trop nombreuses.

Si vous avez besoin de partager plusieurs informations qui demandent des explications précises pour chacune, envoyez alors plusieurs courriers électroniques : ce sera beaucoup plus efficace.

Ou alors, vous pouvez également rédiger un mail court et joindre un fichier Word ou PDF qui reprendra les différents arguments que vous souhaitiez communiquer.

Faire preuve d’empathie et établir le rapport

C’est un conseil très important : établissez le rapport avec votre interlocuteur.

Vos mails seront plus pertinents si vous vous adressez à quelqu’un en particulier plutôt que si vous envoyez un courriel impersonnel à des milliers de personnes.

Et la meilleure façon de montrer à quelqu’un que vous vous souciez de lui est d’utiliser en premier son nom ou son prénom, et de vous assurer qu’il est inclu dans votre message.

Même si vous vous adressez à des centaines de destinataires, il est important d’inclure le nom des personnes qui sont importantes pour vous : cela permettra d’établir rapidement une forme de confiance entre le destinataire et vous.

Il est également important de rappeler deux ou trois points spécifiques connus de votre destinataire : cela montre que vous le prenez véritablement en compte.

La véritable empathie passe par de petits détails qui peuvent sembler insignifiants, mais qui, en fin de compte, se révèlent d’une importance capitale pour créer un lien positif avec l’interlocuteur.

N’oubliez pas non plus, d’ajouter quelques phrases plus personnelles comme : « J’espère que cette note vous trouvera bien », « Comme toujours, je me réjouis d’avoir de vos nouvelles ! »  ou  encore, « Je pensais vous recontacter très bientôt et j’ai décidé de le faire dès aujourd’hui ».

Si vous envoyez un mail à un client, faites-lui savoir que vous comprenez sa situation et que votre entreprise est là pour l’aider de toutes les manières possibles.

Établissez également la relation en posant une question ouverte à la fin de votre message, par exemple, «qu’aimeriez-vous trouver comme caractéristiques nouvelles si nous faisons évoluer notre produit ou notre service ?» : cela permettra à la personne qui lit votre message de sentir qu’elle a de l’importance.

Cette façon de faire l’aidera à se sentir à l’aise pour s’ouvrir et partager plus d’informations avec vous.

Utilisez un langage actif plutôt que passif

Lorsque vous rédigez un courriel vous devez éviter le langage passif.

Le langage passif consiste à utiliser des mots qui ne disent pas grand-chose de concret et à laisser le lecteur comprendre par lui-même.

Voici un exemple : « La plupart des personnes pensent que notre produit A est supérieur à B même s’il semble avoir un tarif moins élevé qu’auparavant ».

Cette phrase n’est pas très impactante car elle manque de précision.

Passif est également l’adjectif qu’on emploie pour désigner des phrases dont le sujet est situé après le verbe : en général, cela n’incite pas à l’action et à la réflexion.

Si j’écris : « nous mettons en place une opération exceptionnelle qui va durer cinq jours et qui offrira 60 % de réduction sur les services A et B », cela est plus percutant que si j’envoie cette phrase : « une opération exceptionnelle sera mise en place par la société X dont la durée sera de cinq jours et qui vous permettra d’obtenir 60 % de réduction sur les services A et B ».

Nous vous invitons donc à utiliser plutôt une structure du type : sujet + verbe + complément.

Le langage actif pousse vers l’action alors que la forme passive est plus statique.

De plus, les études des professionnels du marketing montrent que ce n’est pas une bonne idée d’utiliser trop souvent le langage passif car votre message semble alors plus impersonnel et flou dans ses promesses.

Voici un nouvel exemple.

Si j’envoie un courrier électronique pour demander un devis sur des pièces dont j’ai besoin et que j’écris : “Pouvons-nous obtenir un devis aujourd’hui ? », ma demande est clairement exprimée.

Le commercial n’aura pas à l’interpréter : il n’y a donc pas de risque d’erreur.

En revanche, si j’écris passivement quelque chose comme : “Je serais heureux de recevoir un devis quand cela sera possible », ma demande est peu précise et risque de ne pas être bien comprise par le commercial, voire mise de côté, car je n’exprime aucune urgence.

Soyez flexible et prenez en compte le point de vue du destinataire

Commencez par vous rappeler que le destinataire de votre courriel le lira toujours de son point de vue.

Pour être vraiment percutant, vous devez prendre en considération ce qu’il veut « lire » dans votre message, même si, pour finir, vous ne répondez pas comme il le souhaiterait.

La meilleure façon d’écrire un courriel professionnel est d’être flexible, c’est-à-dire prendre en compte le point de vue ou la situation de votre destinataire avant d’exposer le vôtre.

Imaginez par exemple que vous écriviez un e-mail à l’intention d’un client qui traverse une période difficile dont vous êtes au courant.

Vous pourriez commencer votre message par quelque chose comme : « Je sais à quel point vous êtes préoccupé par… Si je peux vous êtes utile, n’hésitez pas à me le dire, même en dehors tout ce que nous sommes en train de discuter… »

Cela permet à votre interlocuteur de savoir que vous êtes conscient de son stress ou de ses problèmes et que vous pourriez peut-être l’aider d’une manière ou d’une autre.

De la même manière, si vous connaissez votre prospect, commencez votre e-mail en exposant ce qu’il pense ou a dit, et seulement ensuite, partagez vos propositions ou vos recadrages : c’est un excellent moyen pour montrer que vous avez intégré le point de vue de l’autre. Il sera ainsi plus enclin à étudier vos remarques.

En général, la personne  appréciera l’effort que vous avez fait pour mieux comprendre ses besoins avant de rédiger un message aussi personnalisé.

Et lorsque vous rédigez votre e-mail, n’oubliez pas qu’il n’y a pas de bonne ou de mauvaise manière tant qu’il semble vraiment naturel et authentique.

Conclusion

En suivant les conseils que nous vous avons donnés plus haut, vos courriels seront plus lus et intéresseront vraiment les destinataires.

Il est important de les retenir car, comme nous l’avons dit en préambule, de mauvais mots peuvent faire ou défaire vos messages !

Et n’oubliez pas le conseil fondamental en matière de communication digitale : il faut s’adresser à son destinataire en prenant en compte ses références et son point de vue, c’est le meilleur moyen pour qu’il s’intéresse à ce que vous partagez avec lui.