Relevez facilement le défi de maintenir à jour votre base de données “contacts” !

Or, on s’aperçoit que cette base se « pollue » très rapidement, d’une part parce que les coordonnées de vos interlocuteurs peuvent changer et d’autre part, parce qu’il y aura inévitablement des informations erronées qui auront été volontairement (ou pas) transmises, comme par exemple de faux numéros de téléphone ou des adresses mail invalides provenant de la part de prospects qui ne souhaitent pas être recontactés…

Il est donc nécessaire de nettoyer régulièrement votre base de données contact afin que les renseignements qu’elle contient soient fiables et toujours utilisables.

Nous allons donc faire le point sur cette question et répondre à vos interrogations sur la meilleure manière de garder votre base de données la plus « propre » possible !

Une base de données se modifie en permanence…

En effet, on constate par exemple que les données clients évoluent très régulièrement.

Saviez-vous que plus de 3 millions de français changent de lieu d’habitation chaque année ?

Que de plus en plus de personnes souhaitent se désinscrire des listes de diffusion comme celles qui concernent les newsletters ?

Qu’un certain nombre de professionnels possèdent plusieurs téléphones avec à chaque fois, des numéros différents dont vous devez connaître précisément l’usage ?

Alors oui, les données incontournables comme le numéro de téléphone, l’adresse postale mais également l’email peuvent changer de manière récurrente : pour maintenir et développer votre activité professionnelle, il est donc indispensable de prendre en compte ces changements et de les intégrer dans votre base de données.

C’est pour cela que nous vous invitons à vérifier de manière préventive l’exactitude des informations plutôt que de perdre du temps à essayer de réparer les erreurs.

Ainsi, il peut être pertinent de faire vérifier directement les informations par votre interlocuteur avant enregistrement dans votre base de données plutôt que de les intégrer immédiatement.

Des conseils efficaces pour nettoyer la base de données de vos contacts

Premier point : vérifiez l’exactitude des coordonnées de vos interlocuteurs.

De nombreux changements peuvent intervenir et qui vont rendre fausses les informations que vous détenez.

Par exemple, un magasin dont vous aviez l’adresse a fermé ou a changé d’emplacement, voire d’enseigne…

Le directeur que vous connaissiez est parti à la retraite ou le commercial a démissionné…

L’adresse du site web de votre sous-traitant a été modifiée suite à un changement de plateforme…

Ce ne sont que quelques exemples des modifications dont vous devez absolument tenir compte pour pouvoir rester en contact sur le long terme avec les personnes importantes pour vous, que ce soit pour votre activité professionnelle ou votre vie personnelle.

Second point : traquez impitoyablement les doublons

C’est une erreur que l’on commet souvent mais à laquelle on ne pense pas toujours. En effet, le nom d’une entreprise peut s’écrire de différentes manières et il est possible qu’elle soit présente plusieurs fois dans votre base de données sous des dénominations diverses.

Prenons un exemple dans l’industrie automobile française.

Si vous êtes en contact avec la marque Citroën, avez-vous bien rentré les coordonnées exactes du nom ou avez-vous utilisé la dénomination du groupe PSA voire P.S.A ?

Peut-être avez-vous inscrit Groupe Peugeot Citroën ?

Si un membre de votre équipe ou votre secrétaire crée une nouvelle fiche alors que le contact existe déjà, un doublon va être constitué.

En soi, ce n’est pas très grave si cela concerne quelques fiches.

Mais si cette pratique se répète, vous allez alourdir votre base de données ce qui, à terme, va ralentir son fonctionnement.

N’oubliez pas que si vous complétez une fiche, l’autre qui est en lien avec la même structure ne bénéficiera pas des renseignements supplémentaires : et si vous tombez dessus au moment où vous en avez besoin, les informations pertinentes seront manquantes…

Troisième point : utilisez une structure très claire pour vos données

Si vous êtes en lien avec de grands groupes, vous savez que ceux-ci ont des filiales, des usines localisées dans différents lieux, des directions multiples…

Comment structurez-vous toutes ces informations ?

Est-ce que vous préférez tout centraliser ou alors, établir des fiches « enfant » par rapport à l’unique fiche « parent » qui représenterait alors l’entité sociale ou la direction générale ?

De la même manière, si vous êtes en contact avec plusieurs personnes au sein d’un magasin ou d’une société, allez-vous créer une seule fiche où seront indiquées les coordonnées de vos différents interlocuteurs ou alors, allez-vous mettre en oeuvre une fiche unique pour chacun de vos contacts ?

Il est important de définir une organisation précise à laquelle tous vos collaborateurs devront se soumettre dans le but que la base de données « contacts » soit utilisable par tous de la manière la plus efficiente.

Quatrième point : vérifiez la pertinence de garder un contact ou pas dans votre base de données

En effet, il ne sert à rien de conserver les coordonnées d’une personne avec laquelle on ne travaille plus.

De plus, si vous avez une activité professionnelle en lien avec le marketing, il est important de savoir si vos clients sont toujours fidèles à vos services ou produits, s’ils ouvrent vos mails, newsletters ou consultent les documents envoyés ou pas…

Pourquoi est-ce important de vérifier cela ?

Tout simplement parce que dans le marketing digital, ce que vous faites est toujours très surveillé.

Par exemple, si vous envoyez beaucoup de courriels à l’occasion d’une campagne d’emailing, et qu’un grand nombre d’adresses se révèlent obsolètes, votre taux de délivrabilité sera faible et vous risquez d’être « blacklisté » en tant qu’expéditeur.

Vérifier votre base de données vous permettra également d’analyser le comportement de vos clients et vous vous apercevrez peut-être que certains ne commandent plus rien chez vous ou ne font plus appel à vos services : cela peut être pertinent, avant de faire le choix d’effacer leurs coordonnées, de vous poser la question de la qualité de votre offre pour éventuellement la revoir…

Enfin, avec la loi RGPD qui protège les coordonnées des personnes, vous n’avez pas le droit de les conserver si un internaute a souhaité se désinscrire de vos fichiers ou s’il vous a fait part de sa volonté de ne plus figurer dans votre base de données.

Une action essentielle : prévoir régulièrement des sauvegardes !

Il ne faut pas oublier qu’aujourd’hui, les bases de données sont l’objet d’attaques de la part de hackers ou de pirates de l’informatique !

Il est donc essentiel pour la pérennité de votre activité, qu’une copie de votre base de données des contacts soit réalisée et gardée en lieu sûr.

Il faut la considérer comme un actif incontournable de votre entreprise : imaginez un peu les problèmes qui apparaîtraient si vous ne pouviez plus contacter facilement vos interlocuteurs, vos fournisseurs ou vos clients…

Notre conseil est donc de faire des sauvegardes quotidiennes, voire plus si le volume de données est conséquent, et de garder les copies dans un coffre-fort numérique ou un serveur qui sera déconnecté des réseaux immédiatement après avoir reçu la sauvegarde : il faut éviter à tout prix que ce fichier soit contaminé par un virus informatique !

Une façon simple mais efficace de vérifier la qualité des informations : entrez en contact avec votre interlocuteur !

Cela paraît évident mais pourtant, une majorité de professionnels ne le font pas : à chaque interaction avec votre client, votre prospect ou votre sous-traitant, profitez-en pour bien vérifier l’ensemble des coordonnées, que cela concerne le numéro de téléphone, la localisation géographique mais également l’adresse mail et les renseignements particuliers comme par exemple un code pour ouvrir une porte en cas de livraison…

Et si vous avez un doute, profitez-en justement pour contacter directement votre interlocuteur et vérifier avec lui la qualité des renseignements contenus dans votre base de données : cela donnera une image très positive de votre engagement professionnel !

Une fiche contact peut être riche en informations pertinentes !

En ce qui concerne vos meilleurs clients ou vos contacts les plus précieux, il peut être tout à fait pertinent de remplir vos fiches de manière exhaustive, c’est-à-dire d’ajouter en plus des « classiques » numéros de téléphone, adresses géographiques et mails, les liens des comptes vers les différents réseaux sociaux (LinkedIn mais également Facebook voire Instagram ou Pinterest…) et d’ajouter également des informations utiles comme par exemple la date d’un événement spécifique, la publication d’un rapport annuel ou encore une actualité qui concerne votre client.

C’est particulièrement utile car cela peut favoriser un contact plus engagé avec votre interlocuteur.

La base de données qui concerne vos contacts fait partie des « trésors » de votre entreprise car c’est grâce à elle que vous pouvez être facilement en interaction avec vos prospects, vos clients mais également vos collaborateurs, vos fournisseurs et vos sous-traitants.

A ce titre, il est donc essentiel de la garder en bonne « santé ».

En effectuant les actions simples que nous avons listées ci-dessus, vous pourrez donc être assuré de conserver votre base de données en parfait état de fonctionnement, c’est-à-dire qu’elle soit en capacité de délivrer des informations pertinentes et vérifiées jour après jour.